時間管理‧系列一－齊克用-健康快樂(4)

不懂得管理時間，時間總不夠用的負面結果，包括工作壓力嚴重增加、工作品質降低、積勞成疾身體健康受損、精神失常心理健康受損、嚴重影響家庭幸福、事業發展嚴重受困。

運用「時間管理」的12種技巧，分別說明如下：

1、時間管理，需要「目標設定」

2、時間管理，需要思考和計劃

3、時間管理，需要善用節省時間的工具

4、時間管理，需要化零為整

5、時間管理，需要避免雜亂無章

6、時間管理，需要改善和創新

7、時間管理，需要優先順序技巧

8、時間管理，需要80/20法則

9、時間管理，需要效率及效益

10、時間管理，要能當機立斷

11、時間管理，工作中需要有休息

12、時間管理，需要充分授權

1、時間管理，需要「目標設定」：謀定後動，事前多花時間，開始後少花時間。所有時間都有用，儘量從每一分鐘得到滿足。年度工作計劃目標、月工作計劃目標、週工作計劃目標、日工作計劃目標和小時工作計劃目標，需預先規劃和細分設定，才能引領去做好每一件事情，其中包括接聽電話、訪客、出差、會議、懇談、休閒、運動和公務處理的每一個環節。當我們面對每項工作目標時，我們必須加上週詳的計劃，才能使各項工作之進行，更具有節奏感、挑戰性和績效性。遇事卡住，先行溝通，消除瓶頸再做，不要白做。

事先要有安排，每天開始工作時，應先擬定「時間表」，特別注意希望完成的幾件主要工作，並分配恰當的處理時間，這樣在計劃上花的時間愈多，整個工作所需的總時間便會愈短，因此，千萬別忙於工作而疏於擬定計劃。

2、時間管理，需要思考和計劃：在處理任何事情之前，須以5W2H構思計劃，想一想要做什麼（What）；由誰來做（Who）；什麼時間做（When）；從什麼部門或地方開始做（Where）；然後再用為什麼（Why）來進行針對上述5W等項目之預算（How much）和細部執行計劃方法（How to do），將大大避免可能因做錯而重來的重複時間。

3、時間管理，需要善用節省時間的工具：運用電腦：電腦、網路、系統、使用科學工具提高效率，如簡報時，以Power Point代替寫白板；以E-mail代替郵寄與人工傳遞公文；以飛機代替火車或汽車作為交通工具；以快遞代替郵寄等。

4、時間管理，需要化零為整。化零為整是善用零碎時間，累積零散時間，完成大工程。例如：出差在外，利用等車的零散時間思考，或規劃事情，將整本書閱讀完畢。每日生活中的零散時間，整合起來運用。將一天時間分為有效率與無效率時間，將需要效率的工作，使用在有效率的時間，將不需要效率的工作，放在無效率時間做。

5、時間管理，需要避免雜亂無章。當桌上太亂，就該抽出時間加以整理，把最需要優先辦理的文件，放在桌子中央，其餘都應放在看不見的地方。每天要下班更應該把桌面清理乾淨，做到「日清日結」，這樣明天才有好的開始。經常性的整理，猶如磁碟機重整，能使效率更提升。

6、時間管理，需要改善和創新：快速看書，取得觀念。檢討舊習慣，好的保留，壞的捨棄。永遠放棄「空等時間」的習慣，並作些可能沒時間做的事。經過每天工作的時間日誌，以每1小時為一單元進行記錄，然後每週進行一次，當週耗用時間數及用途的統計分析，如：開會、聽電話、訪客、工作等，再依耗用工時總計排行表，當可發現很多工作似乎可以省略或找部屬代理或可授權他人處理，或可同步處理，才會更具有效率和效益。遇到無法解決問題，應快刀亂麻：快速拋棄無法解決問題，用力在有產值的地方。時間不應浪費在惋惜失敗上，不應為所作的事心懷愧疚。錶轉快三分鐘，以便每天提早活動。隨時記下觀念和資料，每日檢討生活目標表，做小事時，也把長期目標記在心中。

有關記錄時間日誌的技巧，應記錄詳盡的時間日誌，做最有效判斷迫切需要與否的管理。時間日誌，是一段時間內，詳細記錄所有大小一切的活動，並做簡單分析。時間日誌記錄的要點包括：寫下日期及目標，按時間順序，記錄當天所有的事項，寫下一切半途而廢的活動及原因。對每一行動設定先後緩急的順序，在當天結束時，追溯最優先事項上花了多少時間。寫出對每項活動日後改進的評語，在結束時，分析自己所記的日誌。建立時間日誌表格如下：